Análisis y Acciones Empresariales: febrero 2014

INTRODUCCIÓN

En el capítulo anterior, con un título muy poco imaginativo: S.E.P.A. (I), hicimos un recorrido por todos los aspectos generales del nuevo sistema, hoy ya vigente (desde ayer 1/02/2014) conocido por su acrónimo S.E.P.A., cuya denominación oficial es Single Euro Payments Area.

A pesar de los comentarios y publicaciones en el mes de enero pasado, ni la Comisión Europea ni el Gobierno Español, ha postergado su puesta en marcha, tal como estaba previsto, y por lo tanto oficialmente desde ayer el S.E.P.A. ya rige nuestras operaciones bancarias según lo estipulado.

Como ayer era sábado, las dificultades comenzarán, realmente partir de mañana, 3 de febrero, y para muchas empresas y personas serán grandes, producidas fundamentalmente por la falta de adecuación y formación del personal de dichas empresas, ocurrida fundamentalmente por los siguientes motivos:

1. Falta de preocupación y ocupación de la gerencia,

2. Falta de asesoramiento profesional, y

3. Falta de información potente de las entidades bancarias a las empresas.

A pesar de la importancia que este nuevo sistema tiene, ocurre como ha ocurrido con otros cambios introducidos a partir de nuestra entrada en la antigua Comunidad Económica Europea: se deja todo para el último momento, porque se parte de la premisa que ya se arreglará.

Esta falta de preocupación y ocupación viene dada por el desconocimiento y la poca importancia que se le dan a hechos de esta naturaleza, porque el pensamiento plano y general es que se trata de una CUESTIÓN ADMINISTRATIVA, y por lo tanto, ya la arreglará el gestor…. Olvidándose que el gestor es lo que es, y nada más… No es su función, ni entra habitualmente dentro de sus tareas…

El hecho en sí, es que no se trata de una cuestión administrativa, sino de un cambio de calado muy profundo, que puede y debería modificar la sistemática de cobros y pagos, sobre todo en un país como el nuestro, dónde la organización de las condiciones de Cobro y Pago, su sistemática y su compromiso con el contrato firmado con el proveedor o con el cliente, siguen brillando por su ausencia. La morosidad en nuestro país, no sólo se debe a empresas que atraviesan dificultades de tesorería, sino a la falta de rigor, seriedad y compromiso con algo tan importante como es el compromiso de pago que se adquiere con otra persona física o jurídica, cuándo se le compra un producto o se le contrata un servicio… y para ello, no es necesario tampoco disponer de un departamento de Gestión de Créditos (Credit Management para los naif), ni de personal especializado en análisis, control y gestión de riesgos (Credit Manager). Solo hacen falta pocas cosas:

Compromiso y Sentido Común.

Conocimientos administrativo-financieros adecuados, y

Partir de una premisa muy, muy antigua: La venta, realmente es venta cuándo se cobra…

Pero, eso es harina de otro costal… ¡Aquí hemos venido a hablar del S.E.P.A.!

¿Cuál es el posible vínculo entre el S.E.P.A. y la Morosidad?

La respuesta está en el aire amigo mío… La respuesta es EL MANDATO, que prevé el S.E.P.A. y del cual ya hablamos en el capítulo anterior, dónde también amenazamos con volver sobre el mismo.

A continuación se reproducen los apartados sobre el Mandato, publicados en el capítulo anterior (ver S.E.P.A. (I)):

“¿Qué es el Mandato (Orden de domiciliación)?

Así como ya estaba establecido, que para la domiciliación de adeudos se debía disponer de una acuerdo entre ordenante y receptor, en el caso de SEPA es necesario disponer de un Modelo de Mandato en el cual se autoriza la domiciliación de los cargos en cuenta.

¿Los “Mandatos ya existentes” deben de ser adecuados a la nueva normativa?

o Los mandatos existentes antes del 1 de febrero de 2014 seguirán siendo válidos, por lo que no es necesario obtener nuevas autorizaciones ni modificar las existentes.

· Se han definido una serie de reglas técnicas para la migración de los adeudos asociados a las autorizaciones preexistentes, que pueden consultarse en el Plan de Migración de adeudos españoles (173 KB).

Si no existieran con anterioridad en el sistema tradicional, será preciso recabar nuevos mandatos basándose en las reglas de los instrumentos de adeudo directo SEPA, ya sea Básico o B2B.

¿Cuántos mandatos existen?

· Existen dos tipos de mandatos: modelo CORE (básico) o en el caso de empresas pueden optar por el B2B.

¿Tiene / tendrá alguna repercusión la existencia o no del Mandato?

· La existencia de mandato o no, repercutirá en las empresas financiera y jurídicamente. La existencia o inexistencia condiciona los plazos de devolución posibles de los adeudos (domiciliaciones).

¿Es válido un mandato escaneado / fotocopiado / vía fax / correo electrónico?

Los mandatos deben ser documentos originales. No es válido ningún otro tipo de documento que no sea original?

¿Puede firmar cualquier persona de la empresa el Mandato enviado por el Proveedor?

· Los mandatos deben estar firmados por los clientes, y por PERSONA AUTORIZADA (Gerentes / Apoderados con poderes generales o Administradores)

¿Qué debe hacer, una vez tenga el mandato en su poder?

Los mandatos deben ser CUSTODIADOS en forma adecuada por el ACREEDOR, porque les podrán ser exigidos en determinados momentos para comprobar si existe o no autorización. No los archive de cualquier manera, ya que eso le puede costar caro, en el caso que una entidad bancaria les solicite el mismo y no aparezca.

¿Caducan los mandatos?

Los mandatos no caducan, salvo que durante 3 años no haya habido operaciones entre las partes.

¿Cuáles son las características fundamentales de la domiciliación de adeudos?

Concepto	Esquema básico (CORE)	Esquema B2B
*Destinado a*	Operaciones entre empresas y/o particulares	Operaciones entre empresas y/o autónomos
*Mandatos de domiciliación*	Serán válidos los formalizados (se consideran recurrentes) *	Operaciones entre empresas exclusivamente
*Formato de ficheros*	C19.14 o CORE XML	C19.44 o B2B XML
*Capacidad del campo concepto*	140 caracteres	140 caracteres
*Plazos de devolución*	Hasta 8 semanas (con mandato), 13 meses sin mandato	2 días hábiles
*Deber de custodia de mandatos*	Por el emisor	Por el emisor
Plazo de abono de adeudos **	D-3 presentación	D-3 presentación

* Se aconseja reemplazar los existentes por los nuevos mandatos. El mandato es un modelo estándar.

** Según Norma, en pago único D-4 (Core-4). En pagos recurrentes, D-7. En España se mantendrá en el actual: D-3

La elección del formato del fichero no depende de tipo de recibo o efecto (comercial o de servicios), CORE y B2B admiten transacciones comerciales y de servicios.

¿Cuándo deberá emitirse un nuevo mandato?

La respuesta viene dada en el Rulebook de S.E.P.A., en el cuál nos dicen que se deberá generar un nuevo mandato en los siguientes casos:

Cambio de razón social del cliente.

· Cambio de modelo de mandato: de Core Básico a B2B o a la inversa.

· Por haber caducado el mandato vigente: transcurridos 36 meses desde la presentación del último adeudo.

¿Cuándo deberá realizarse un ANEXO al Mandato?

En el caso que se realice una modificación del Mandato. Dicho Anexo deberá incorporarse al Mandato Original, archivando y custodiándolos como un solo documento.

¿Cuándo se considera modificación del Mandato?

También en este caso, debemos seguir a lo especificado en el Rulebook, que nos indica que tanto el deudor como el acreedor pueden modificar el mandato en cualquier momento, modificación de la que serán responsables en lo que a cada uno le ataña.

Modificación de la cuenta del deudor, sea en la misma entidad o en entidad bancaria diferente. En este caso, el deudor deberá informar del cambio a su acreedor, quién lo incorporará en la siguiente presentación de adeudos que realice, así como en el sistema de facturación.

Modificación de la Identificación del acreedor.

· Modificación de la Referencia Única del Mandato.

· Cambio de la razón social del acreedor.

Toda modificación realizada al Mandato deberá ser comunicada a la entidad bancaria del deudor o acreedor, según se trate.

Cualquier modificación realizada habrá de ser informada en el mensaje de adeudo, así como el motivo de la modificación (AT-24)

A continuación reproducimos los dos tipos de mandatos existentes y validados, el BÁSICO o Core Básico y el B2B.

MODELO DE MANDATO B2B

Orden de domiciliación de adeudo directo SEPA B2B

SEPA Business-to-Business Direct Debit Mandate

Referencia de la orden de domiciliación:

Mandate reference

Identificador del acreedor: ES-xx-000- Bxx025xxx

Creditor Identifier

Nombre del acreedor / Creditor´s name: ANÁLISIS Y ACCIONES EMPRESARIALES S.L.

Dirección / Address: C/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Código postal - Población - Provincia / Postal Code - City – Town: 08xxx Barcelona – Barcelona

País / Country: España

Mediante la firma de esta orden de domiciliación, el deudor autoriza (A) al acreedor a enviar instrucciones a la entidad del deudor para adeudar su cuenta y (B) a la entidad para efectuar los adeudos en su cuenta siguiendo las instrucciones del acreedor. Esta orden de domiciliación está prevista para operaciones exclusivamente entre empresas y/o autónomos. El deudor no tiene derecho a que su entidad le reembolse una vez que se haya realizado el cargo en cuenta, pero puede solicitar a su entidad que no efectúe el adeudo en la cuenta hasta la fecha debida. Podrá obtener información detallada del procedimiento en su entidad financiera.

By signing this mandate form, you authorize (A) {NAME OF CREDITOR} to send instructions to your bank to debit your account and (B) your bank to debit your account in accordance with the instructions from {NAME OF CREDITOR}. This mandate is only intended for business-to-business transactions. You are not entitled to a refund from your bank after your account has been debited, but you are entitled to request your bank not to debit your account up until the day on which the payment is due. Please contact your bank for detailed procedures in such a case.

A cumplimentar por el deudor

To be completed by the debtor

Nombre del deudor/es / Debtor’s name (titular/es de la cuenta de cargo: BXXXXXXX XXXXXXXXXX S.L.

Dirección del deudor /Address of the debtor: c/ xxxxxxxxxxxxx 15

Código postal - Població - Provincia / Postal Code - City – Town: (08xxx) Barcelona - Barcelona

País del deudor / Country of the debtor: España

Swift BIC (puede contener 8 u 11 posiciones) / Swift BIC (up to 8 or 11 characters)

Número de cuenta - IBAN / Account number - IBAN

En España el IBAN consta de 24 posiciones comenzando siempre por ES

Tipo de pago: Pago recurrente X o Pago único

Type of payment Recurrent payment or One-off payment

Fecha – Localidad: 30/12/2013, XXXXXXXXX (XXXXXXXXX)

Date - location in which you are signing

Firma del deudor: ___________________________________________________________________

Signature of the debtor

TODOS LOS CAMPOS HAN DE SER CUMPLIMENTADOS OBLIGATORIAMENTE.

UNA VEZ FIRMADA ESTA ORDEN DE DOMICILIACIÓN DEBE SER ENVIADA AL ACREEDOR PARA SU CUSTODIA.

LA ENTIDAD DE DEUDOR REQUIERE AUTORIZACIÓN DE ÉSTE PREVIA AL CARGO EN CUENTA DE LOS ADEUDOS DIRECTOS B2B.EL DEUDOR PODRÁ GESTIONAR DICHA AUTORIZACIÓN CON LOS MEDIOS QUE SU ENTIDAD PONGA A SU DISPOSICIÓN.

ALL GAPS ARE MANDATORY. ONCE THIS MANDATE HAS BEEN SIGNED MUST BE SENT TO CREDITOR FOR STORAGE. NEVERTHELESS, THE BANK OF DEBTOR REQUIRES DEBTOR’S AUTHORIZATIONBEFORE DEBITING B2B DIRECT DEBITS IN THE ACCOUNT. THE DEBTOR WILL BE ABLE TO MANAGE THE MENTIONED AUTHORIZATION THROUGH THE MEANS PROVIDED BY HIS BANK.

MODELO DE MANDATO BÁSICO

Orden de domiciliación de adeudo directo SEPA

SEPA Direct Debit Mandate

Referencia de la orden de domiciliación:

Mandate reference

Identificador del acreedor:

Creditor Identifier

Nombre del acreedor / Creditor´s name: .

Dirección / Address:

Código postal - Población - Provincia / Postal Code - City – Town:

País / Country:

Mediante la firma de esta orden de domiciliación, el deudor autoriza (A) al acreedor a enviar instrucciones a la entidad del deudor para adeudar su cuenta y (B) a la entidad para efectuar los adeudos en su cuenta siguiendo las instrucciones del acreedor. Como parte de sus derechos, el deudor está legitimado al reembolso por su entidad en los términos y condiciones del contrato suscrito con la misma. La solicitud de reembolso deberá efectuarse dentro de las ocho semanas que siguen a la fecha de adeudo en cuenta. Puede obtener información adicional sobre sus derechos en su entidad financiera.

By signing this mandate form, you authorise (A) the Creditor to send instructions to your bank to debit your account and (B) your bank to debit your account in accordance with the instructions from the Creditor. As part of your rights, you are entitled to a refund from your bank under the terms and conditions of your agreement with your bank. A refund must be claimed withineigth weeks starting from the date on which your account was debited. Your rights are explained in a statement that you can obtain from your bank.

A cumplimentar por el deudor

To be completed by the debtor

Nombre del deudor/es / Debtor’s name (titular/es de la cuenta de cargo) :

Dirección del deudor /Address of the debtor:

Código postal - Població - Provincia / Postal Code - City – Town:

País del deudor / Country of the debtor:

Swift BIC (puede contener 8 u 11 posiciones) / Swift BIC (up to 8 or 11 characters)

Número de cuenta - IBAN / Account number - IBAN

En España el IBAN consta de 24 posiciones comenzando siempre por ES

Tipo de pago: Pago recurrente o Pago único

Type of payment Recurrent payment or One-off payment

Fecha – Localidad:

Date - location in which you are signing

Firma del deudor: ___________________________________________________________________

Signature of the debtor

TODOS LOS CAMPOS HAN DE SER CUMPLIMENTADOS OBLIGATORIAMENTE.

UNA VEZ FIRMADA ESTA ORDEN DE DOMICILIACIÓN DEBE SER ENVIADA AL ACREEDOR PARA SU CUSTODIA.

ALL GAPS ARE MANDATORY. ONCE THIS MANDAT E HAS BEEN SIGNED MUST BE SENT TO CREDITOR FOR STORAG

Como se podrá apreciar son muy similares. Lo más importante a considerar para optar por uno u otro, es el la tipología de cliente que su empresa tenga. Si sus clientes son personas físicas particulares, su mandato es el Modelo Básico o Core Básico. Ud. NO TIENE OPCIÓN, salvo por supuesto NO TENER MANDATO ALGUNO.

Sin embargo, si sus clientes son otras empresas y/o autónomos, puede optar por: Ningún mandato, El modelo Básico o el B2B.

¿Cómo elegir uno u otro Mandato?

Para eso solo tiene que recordar los plazos de devolución que tiene su cliente para devolver un adeudo (recibo domiciliado), que van desde los 13 meses cuándo no se tiene mandato, las 8 semanas para el Básico o 2 días hábiles para el B2B.

¿Aún tiene dudas sobre su importancia? ¡Ud. mismo! ¡Luego no se queje!

¿Qué debemos tener en cuenta en el momento de confeccionar el Mandato?

La respuesta tajante y sencilla sería: ¡TODO!

El mandato tiene dos partes totalmente diferenciadas:

La primera destinada a ser cumplimentada por el Acreedor (Ud.)

La segunda destinada a ser cumplimentada por el cliente (deudor)

Ambas partes deberán ser MUY RIGUROSAS en su cumplimiento, porque de no serlo, las futuras implicaciones jurídicas podrían ser muy importantes. Hay que tomarse en serio estos temas. NO DEJE EN MANO DE CUALQUIER PERSONA DE LA OFICINA, este tema. Recuerde que le PUEDE COSTAR MUY CARO, la desidia o la falta de rigor. Acabe de una vez por todas con el TODO VALE en su administración. El responsable final de todo lo que se hace es el Administrador de la sociedad, es decir: ¡USTED!

A continuación vamos a comentar algunos aspectos a considerar, como los siguientes:

· Léase muy bien el documento estándar. Complete TODOS los campos.

Referencia de la orden de domiciliación: Este es un código interno, que Ud. deberá definir y estructurar para su correcta organización y búsqueda posterior de CADA CLIENTE. Es libre para definirlo, pero hágalo con lógica pensando en su utilización en cualquier momento. Consta de 35 posiciones.

Identificador del Acreedor: Este número lo debe solicitar a la entidad por la cual se domiciliarán los adeudos. No sirve cualquiera. Debe ser el que le facilite la entidad. Los bancos, por lo menos algunos, a través de sus páginas de internet, tienen mecanismos para facilitarlos automáticamente, pero sí le resulta complicado o no funcionara adecuadamente (que sucede), solicítelo a su oficina, y tenga paciencia con quién le atienda, ya que probablemente la persona que le atienda sepa menos que Ud. Los dos primeros dígitos corresponden al país, los 5 siguientes corresponden al código propiamente dicho de la entidad, y los restantes a su NIF.

Tanto el Identificador único del acreedor como la Referencia del mandato son obligatorios e identifican al acreedor y los adeudos que se emitan amparados por el mismo. Para los cobros recurrentes deben permanecer inalterables (Comisión S.E.P.A. Ficha de adeudos directos B2B)

· Facilite la labor a su cliente: Si dispone de los datos, incluyalos en el Mandato. ¡Ganará tiempo y evitará errores!

Cuándo reciba el Mandato firmado por su cliente, revíselo a conciencia y verifique datos. ¡NO LO ARCHIVE ASÍ COMO HA LLEGADO!

Forme a su personal especialmente en S.E.P.A. y en general en sistemas de pago, con especial énfasis a sus vendedores y comprometa a la Dirección Comercial en la organización de la Administración crediticia.

Otros puntos a tener en cuenta:

No tiene por qué enviar copias ni originales de los mandatos a su entidad bancaria.

No se fíe en el control teórico que los bancos puedan hacer. Este tema para ellos, seguramente no será rentable, por lo que no se le dedicará tiempo. Algún directivo, responsable de SEPA, ha llegado a afirmar en conferencia pública ante empresarios, que si el cliente devuelve el adeudo, ellos lo devolverán y luego ya será problema del Acreedor reclamarlo por la vía que estime oportuna.

· Una vez autorizado y realizado el cargo en cuenta de la operación de adeudo el deudor no podrá solicitar su devolución (1)

· El Mandato tiene que ser SIEMPRE original y firmado. NO SIRVE la autorización tácita.

Si Ud. es deudor, es aconsejable confirmar el procedimiento de actuación y de aprobación con su entidad bancaria una vez formalizado el mandato recibido de su acreedor.

(1) La devolución de adeudos (efectos domiciliados) es un negocio para los bancos, así que nos encontraremos con muchas reticencias en el momento en que le exijamos responsabilidades sobre devoluciones incorrectas, por existir mandatos y fondos suficientes en la cuenta. Algunos de sus representantes, reitero, están diciendo que ellos devolverán cuándo su cliente se lo pida. Si esto llegara a suceder, demostraría una vez más, que la normativa está para ser incumplida, por ellos naturalmente, ya que los perjudicados serían los de siempre. Esperemos que la normativa vigente se cumpla en aras y beneficio de todos, porque eso es la esperanza que nos puede traer el S.E.P.A. (reducción de abusos de morosos profesionales)

Este es un punto débil, todavía, de la cadena entre acreedor-banco-cliente, ya que no está muy clara la forma de actuar de unos y otros en los momentos clave, como puede ser una orden de devolución, y dicha orden no se ajuste a derecho. Indudablemente si el cliente no tiene fondos en su cuenta, el efecto se devolverá en forma automática.

Conclusiones:

Independientemente de reiterar las ya enunciadas en el primer capítulo de este tema (S.E.P.A. I), ya que como genéricas siguen siendo válidas, no quiero dejar pasar la oportunidad de dejar algunas respecto al Mandato, que son:

1. El Mandato es algo más que un simple papel para cumplir unos requisitos que se les ha ocurrido a esta gente de Bruselas. El Mandato es EL DOCUMENTO, en el cual deberá apoyarse en momentos determinados de su gestión de riesgo y morosidad. Préstele atención y exija que se cumpla la normativa.

2. Forme a su personal adecuadamente.

3. El Mandato es un pilar de S.E.P.A., y S.E.P.A es un pilar de una gestión más profunda de su empresa: la Administración en sus vertientes financieras, mercantiles, fiscales y administrativas, en todo aquello que se refiere a sus relaciones financieras con sus clientes y acreedores. Asesórese con buenos profesionales. Seguro que le será muy rentable.

4. Sus entidades bancarias son sus clientes y sus proveedores. No hacen favores, y lo cobran todo. Trátelas como tales.

Y, ahora sí, reiteraré algunas de las ya expuestas en el capítulo anterior:

1. Afección: El sistema S.E.P.A. afecta a TODOS los departamentos de la empresa, no solamente al administrativo. Es un cambio fundamental en la estructura de pagos / cobros a nivel europeo, y lógicamente NO HAY MARCHA ATRÁS en este proceso, y esto es un elemento más en la desaparición de fronteras en Europa.

2. Cambio: El sistema S.E.P.A. representa un CAMBIO DE PARADIGMA, sobre todo en España, dónde los clientes DEBERÁN ADAPTARSE a una nueva forma de operar, tanto comercial como financieramente, adaptándose al nuevo marco jurídico y bancario. Esa adaptación conlleva el cumplimiento de una serie de normas, que además del S.E.P.A. están incorporándose a nuestras costumbres comerciales y a nuestro derecho, como puede ser algo tan importante como la legislación de plazos de cobro y pago, y que de alguna forma nos está llevando a un código mercantil o societario, dónde están compilada toda la legislación mercantil, hasta ahora muy dispersa.

3. Oportunidad: La puesta en marcha del S.E.P.A. es una muy buena oportunidad para que las empresas revisen sus sistemas de información, que en muchos casos dejan mucho que desear, y procedan a su mejora, y sobre todo a la depuración y unificación de sus Bases de datos. Lógicamente eso conlleva Inversión, pero si se realiza adecuadamente será una Inversión Muy Rentable a corto plazo. Dicha inversión dependerá del volumen de operaciones que tenga cada empresa y del volumen de adeudos que genere la misma.

4. Riesgo: Si esta adaptación no se realiza antes del 1 de febrero del 2014, se podrá encontrar con que no podrá enviar remesas al banco, no dispondrá de liquidez suficiente, no podrá pagar, etc.

Febrero 1 de 2013

José M. Canedo Iglesias

martes, 4 de febrero de 2014

S.E.P.A. (II) - EL MANDATO

Análisis y Acciones Empresariales